如何让ISO管理体系持续助力公司经营发展?
发布时间:2024-01-28 10:59:12 来源:长沙楚汉企业管理咨询有限公司 浏览:320

不同的企业获得ISO管理体系认证证书的目的不同,比如:

 

—  为了参加投标能获得加分以确保中标的几率,

 

—  为了顺利通过客户的验厂进一步与客户开展深度合作

 

—  为了有效开拓市场,赢得准客户的满意—为了提升在市场上的影响力,有效增加在相关方心目中的可信度

 

—  为了申报政府扶持的项目或政策,顺利通过政府对申报材料的验收—为了真正规范内部管理,提升内部运作效率,提高内部人员的工作效益—……

 

不论当初办理ISO管理体系认证证书处于什么目的,在获得ISO管理体系认证证书后,企业应该做什么以确保ISO管理体系真正成为企业经营发展实现强大优的助推力,才是所有获证企业必须深思的重要话题,否则就有可能导致ISO管理体系只是一个体系而已,与企业的实际运行情况永远是两层皮,不但不能助力企业的经营发展,还会给企业的正常运作带来无法估量的负面影响,比如:

 

—  企业为了保持ISO管理体系认证证书,必须要顺利通过认证机构一年一度的监督审核

 

—  企业为了应对客户定期的验厂审查,必须要保持ISO管理体系认证证书的有效性最起码,在相关方到现场审核验证前,准备好ISO管理体系现场审查所需的一切证据,这点是毋庸置疑的,也是必须要做到的。假如ISO管理体系真正融入到企业的各项业务过程中,可以随时迎接任何相关方的现场审查验证,不用刻意加班加点备资料、补记录,甚至要提前临阵培训,最怕的就是ISO管理体系与企业的各项业务过程没有真正融合,ISO管理体系是ISO管理体系的要求,企业各项业务过程有各项业务过程的要求,互不影响,互不覆盖,试想,相关方到现场审核验证,能不额外抽出时间、抽出人手备资料、补记录?这些不就影响了企业内部的正常运作,影响了相关人员的工作心情,增加了相关人员的工作负担,这种临阵磨枪的做法,对企业的经营发展会产生什么后果?对企业团队的凝聚力会带来什么影响?一切都不言而喻。

 

所以,不论当初处于何种目的获得了ISO管理体系认证证书,不论采取什么做法获得了ISO管理体系认证证书,都已成为过往,“既往不咎”,也没有必要咎了,毕竟达到了企业当初的某种目的,关键是获证后企业该怎么做?企业需要做什么?以保证ISO管理体系真正符合企业的实际运行情况,以保证ISO管理体系的要求能真正落实到企业的日常运作过程中,以保证ISO管理体系的要求真正企业各项业务过程的运作融合为一体,以实现“ISO管理体系真正成为企业发展前行的助推力”这一目标,才是所有获证企业必须要考虑的头等大事,否则就会导致“ISO管理体系成为企业发展前行的绊脚石”的后果。

 

若企业内部不具备专业化的能力,可以寻求外部专业的、负责的、敬业的、贴心的咨询、辅导与培训机构,双方密切贴心合作,建立贴合公司实际、有效、落地的ISO管理体系。

 

第一:重新组织培训学习ISO管理体系标准,确保精准认知ISO

管理体系由于当初获证时,可能因为时间紧仓促没有真正对团队结合公司的实际情况开展培训学习,导致团队对ISO管理体系标准知识存在一知半解的情况,不能将ISO管理体系标准要求与实际工作粘合在一起,所以:

1.结合公司的实际情况组织团队开展“ISO管理体系正确认知”培训,确保团队从思想上正确认知ISO管理体系。

2.结合公司内部的实际情况组织团队开展深度“ISO管理体系”标准知识培训,确保团队正确理解ISO管理体系标准,并能运用到实际工作中。

 

第二:组织检讨修正ISO管理体系职能分配和各部门、各岗位的管理权责说明

结合公司的实际情况,重新策划ISO管理体系职能分配,将ISO管理体系标准各过程精准合理分配到各部门,形成职能分配矩阵图表,便于各部门精准理解执行;其次结合职能分配矩阵图细化分解各部门、各岗位的质量管理权责,形成条理清晰、主次分明、简单易懂的各部门、各岗位管理权责说明书。

 

第三:组织检讨修正确定的管理目标,确保目标正确适宜

组织检讨原确定的管理目标,找出不合适、不恰当的目标,重新划分界定,以确保各部门的管理目标完全符合各自的核心管理权责,同时在公司内部建立管理目标管理机制,督促目标落地,防止变成口号。

第四:组织修正完善ISO管理体系,以确保ISO管理体系真正符合企业的实际情况由于当初申请获证时,因为:

1.时间紧

2.经验缺

3.认知偏

建立的ISO管理体系可能没有真正从企业的实际情况出发,甚至可能东搬西抄,拼凑而成的ISO管理体系文件,纯粹就是为了获证,而没有真正考虑到落地,所以,不妨:

1:收集各部门在ISO管理体系实施过程中的意见或建议

2:组织识别ISO管理体系存在的不适宜的地方

3:将ISO管理体系与企业现行的管理制度比对,能融合在一起的务必要融合

4:再次组织各部门对ISO管理体系逐级文件进行会审,找出不符合和不实用的地方

 

根据收集到的上述意见或建议,确定ISO管理体系文件修正完善计划,逐一修正完善,并与相关部门一起讨论会审,确保修正后的ISO管理体系文件符合性与适宜性,目的就是保证ISO管理体系文件在公司内部能与日常的工作习惯充分吻合,让ISO管理体系文件变成公司内部各部门、各岗位、各人员开展工作的准则,必要时可以邀请专业的、负责的、贴心的咨询、辅导与培训机构协助修正完善。

 

第五:组织梳理并建立管理体系各过程流程,确保管理体系的要求易记、易懂

由于当初建立ISO管理体系时,只是编写了文件,没有与文件同步建立流程,导致各部门、人员看到厚厚一摞的ISO管理体系文件时内心就抵触、就抗拒,及时不抗拒、不抵触,也很难在工作开展过程中时刻记得ISO管理体系文件的要求,随着时间就会抛弃ISO管理体系文件完全按照经验开展工作,为了确保修正完善后的ISO管理体系文件能真正有效落实到日常工作中,不妨将其整理形成易记、易懂的流程。

 

第六:组织培训学习修正完善后的ISO管理体系文件,确保精准理解到位

分部门、分层次组织团队开展ISO管理体系文件培训学习,确保所有人都能正确理解ISO管理体系文件的要求,杜绝在公司内部存在多种理解,导致在落实执行过程中存在更大的偏差。

 

第七:组织建立ISO管理体系运行保障机制

在公司内部建立健全ISO管理体系激励考核机制,督促和保障ISO管理体系真正持续落地产生效益。

 

第八:组建并培养一支专业化的ISO管理体系内审队伍

对公司ISO内审队伍重新进行培训,以实战落地为导向,以能力提升为目标,在公司内部真正培养一支专业化的ISO管理体系内审队伍;其次在公司内部建立内审成员激励机制。

 

第九:指导实施ISO管理体系,解惑答疑,消除阻力

定期到各部门、各岗位指导ISO管理体系的实施,聆听意见或建议,及时引导疏通,解惑答疑,确保精准理解,保障有效实施,必要时调整ISO管理体系文件要求,迎合实施人员的需求,只要不违背公司的质量管理原则。

 

第十:组织开展落地化的ISO管理体系内审活动

在公司内部定期组织落地化的ISO管理体系内审活动,进一步确保修正完善后的ISO管理体系更加符合公司的实际情况,真正与公司的各项业务过程完全融合,杜绝两层皮的情况,消除对ISO管理体系不理解、错误理解的情况。

 

十一:建立ISO管理体系实施效果业绩评比展示看板

定期将各部门实施ISO管理体系的效果通过合适的方式,客观、公正评比,并将评比结果展现在管理看板上,激励先进,鞭策落后,在公司内部真正落实“领导重视、全员积极参与”的ISO管理体系文化。

 

十二:定期在公司内部策划宣传各种适宜的ISO管理体系活动

 

十三:定期组织召开ISO管理体系运行总结分析会议

 

十四:在公司内部开展ISO管理体系改善管理机制

为了确保公司修正完善后的ISO管理体系持续符合与适宜,在公司内部建立健全ISO管理体系改善管理机制,充分调动各部门、各人员参与改善完善ISO管理体系活动的积极性,建立“人人都有改善能力、人人都是改善标兵”的管理改善文化。

 

十五:随着公司内部实际情况的变更同步变更ISO管理体系

为了确保ISO管理体系的持续符合性、适宜性与有效性,务必要与公司运行情况的变化保持同步系统化的变更,避免出现ISO管理体系滞后公司的变化情况或出现公司变化了,而ISO管理体系原地不动。